R P A 導入

ホワイトカラー業務の自動化/効率化

  セミナー情報  

     

  現状の課題  

 「人事」というテーマは今までここまで執られなかった大きなテーマでした。また、その中でもテレビや雑誌などの様々な媒体で、『働き方改革』という言葉が謳われています。

 『働き方改革』とは、主に従業員の長時間労働と生産性向上や、コスト削減をする、という事は既に皆さまのご存知の通りですが、 この様な『働き方改革』の実施に対して、どこから始めたらいいのかというお悩みをお持ちの企業様も多いのではないかと考えます。 また、いざ業務の効率化を図ったとはいえ、短期的なコスト削減や生産性に終始するのではなく、中長期的に組織として、人として成長することを目的とした業務効率化を目指すといったものが本来の目的です。

  RPAによる自動化  

 ●RPA(Robotic Process Automation)とは、人工知能を備えたソフトウェアのロボット技術により、定型的な事務作業を自動化・効率化するという事です。 例えばエクセルにデータを追加したり、顧客データベースに情報を登録したり、ウェブサイトから情報を取って来たり、人がパソコンを使ってできる大抵のことをロボット技術が代行できる様にする事です。 様々なデータを連動させるにはRPAの他に人海戦術やシステム開発がありますが、人海戦術では正確性は低く運用しにくく、人員確保が問題になります。 また、システム開発では開発時間と初期投資が必要になります。

 ●導入前に実際の機能のユーザー体験(画面操作)が可能です。体験する事で、導入後のイメージをより分かりやすく把握する事ができます。

 ●アジャイル手法で、導入後のニーズや要望の変更調整なども支援致します。

  どうして、RPA自動化なの?  

 ①『働き方改革』と生産性向上をするため。

 ②少子高齢化による、年配層のITへの抵抗感/採用困難/人財維持難などの課題を解決するため。

 ③企業競争の中で、よりスピード/正確/新規さを生み出すため

 また、いざ業務の効率化を図ったとはいえ、短期的なコスト削減や生産性に終始するのではなく、 中長期的に組織として、人として成長することを目的とした業務効率化を目指すといったものが本来の目的です。

  企業の働き方改革の動き(トップと現場の意識ギャップ)  

経営者が
求めている人事
➀人材の育成・維持 ②生産性向上
➂現場リーダーの考え方の共有 ➃組織文化をDNA化
現状の人事
➀採用をメインで行っている ②給与計算を行っている
➂勤怠を集計確認している ➃事務の手続き行っている
BPO(トップ目線)
(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)
➀コア以外の業務を専門に委託 ②手間の掛かる業務を外部へ
➂コストの削減 ➃ミスの減少
BPO(人事目線)
➀自分のノウハウ活用への安心感 ②給与計算などの社内情報の関係する業務を委託するという セキュリティなどへの不安

  人財維持(上司と離職者の意識ギャップ)  

また、人材維持に関して、退職率や有能な人材が去ってしまうなどの課題にも下記の様な意識ギャップがあります・・・

  解決策  その1(導入企業様)  

経営企画によるトップダウンを行い徹底的な実行能力で効果を求める。

②トップの考え方を現場の考え方と一致させ、現場から利益を生み出す力を創出する。

➂現場(自分)の仕事を削減する意欲で取り込む姿勢を求める。

人事業務担当者を削減し、全体的な効率化への意識
 (人事部門に6人いた場合、人事担当を2名にし、残り4名は他の業務などを割り振る仕組みを構築する等)

➄どうしても現場が変わらない場合は、外部より担当者を設置

  解決策  その2(ジャンガ・テック)  

●JANGAの思い

➀システムがいくら自動化されたとしても、「ユーザーからの要望が反映されていない」場合は業務効率へは繋がりません。

②システム分析や自動化より、現在行っている業務への要望の方がはるかに重要となる為、事前にヒアリングを行います。

➂「ユーザー様」の思いを技術力で応えます。

●JANGAの対策

➀経営者様へヒアリングの後、方向性を決定します。次にトップが望んだ現場のありべき姿をシステムへ反映。

②システム稼働後の3ヶ月~6ヶ月間は「調整期間」を設定。機能に関するご要望がった場合、対応させて頂きます。

➂問題なく使えるようするまでの運用支援

  --1-- JAICAによるSMSのRPA自動化事例  

  ◆当社の概要や現状等  

●当社は平成14年9月に設立し、現在はASPサービスの開発/運用など、企業様へ業務効率化を図るシステムを提供しています。 勤怠管理や給与計算等の人事業務を統括管理するためのシステム(SMS)や、小売業向け顧客管理システム(CRM)、本部の指示を100%徹底(RCK-1)などを開発し、クラウドを通してサービスを提供しています。

●利用ユーザー数は150,000人を超えています。

※すべての機能は、インターネットを通じて提供するクラウド型・ASPサービスとなっております。
当社が提供する管理システムのメニュー
マネジメント ①部門別予算管理 ②プロジェクト一覧 ③稼動状況 ➃売上管理 ➄担当者別売上管理
➅部門別売上 ➆取引先別売上 ⑧個人別単価 ⑨売上・予算集計 ⑩入出金分析
人事本部 ①スタッフ管理 ②スタッフ入退管理 ③雇用契約管理 ➃勤怠管理 ➄休暇申請管理
➅給与計算 ➆人事評価管理
全社共通(グループウェア) ①紧急通知 ②ファイル・資料管理 ③掲示板 ➃回覧・レポート ➄インフォメーション
➅購買・経費管理 ➆売上報告 ⑧交通費申請 ⑨ワークフロー ⑩安否確認 ⑪スケジュールシフト
個人ポータル ①履歴書 ②勤怠登録 ③休暇申請 ➃日報(週報) ➄個人情報
➅個人明細 ➆扶養・源泉データ ⑧シフト・スケジュール ⑨キャビネット ⑩個人評価管理
⑪個人チェック ⑫人事点数評価 ⑬出発・帰着情報 ⑭雇入通知書参照 ⑮雇用契約書参照
⑯業務履歴(派遣) ⑰業務経歴(IT)
営業本部 ①取引先管理 ②プロジェクト管理 ③請負(見積・注文・配置管理) ➃派遣 ➄スキル(技術者・一般用)
➅請求 ➆売上管理・担当者管理 ⑧予算管理
会計税理士機能 ①経費確認 ②売掛金確認 ③末払い金確認
マイナンバー対応 ①マイナンバー登録 ②マイナンバー確認 ③扶養・源泉データ
アウトソーシング管理 ①協力会社管理 ②見積依頼管理 ③注文管理 ➃検収通知 ➄検収通知管理
➅買掛金 ➆出金確認 ⑧契約一覧 ➆入出金分析

  ◆導入例  

 『働き方改革』の一つとして、AI(人工知能)を活用した人事業務自動化の幾つかの事例をあげてさせて頂きます。 RPAによる業務を自動化する事は、働き方改革を推進する上で有効な解決策の一つとなります。

--自動化に関するシステム一例--

①入社手続き自動処理(入社手続き/雇用契約作成/個人情報管理)。

②日々の勤怠管理(勤怠打刻/データ集計)。

③勤怠と連動する業務ごとの生産性管理。

④給与・源泉自動計算/明細自動発行。

⑤受付業務(企業の来社受付業務)。

⑥名刺の文字識別の自動共有、マーケティング。

⑦営業、小売業CRMなどなど固定型の業務・・・

  ◆自動化に関する一例(入社手続き自動化)  

●個人情報管理(人事データ管理)

 PC/スマートフォンでの入力の他、年配の方でも登録できる様に音声認識機能を活用しての音声での登録可能。また住民票などの写真アップ画像の読み込む事も可能。(別途、昇給や異動データの管理も可能)

●雇用契約書の作成

 雇用期間や基本給データ(月給/時給)を設定し雇用契約書を電子化。また、契約期間より終了日を知らせるアラート機能搭載

  ◆自動化に関する一例(勤怠管理)  

●勤怠打刻(業務毎に生産性管理可能)

 多様化の勤怠打刻、業務毎の打刻、精度の高い勤怠打刻、効率の高い勤怠打刻。

 タブレットやPCより、全範範囲カード/静脈/指紋/QR・バーコード/顔認証/声紋での打刻が可能。(タブレットはオフライン打刻可能)

●勤怠データの自動集計

 打刻されたデータは自動的に集計される為、集計作業の軽減。また、オンラインはもちろん、オフラインでのデータ修正やデータ出力も可能です。(勤怠データリアルタイム確認機能あり、承認機能も搭載)

  ◆自動化に関する一例(給与計算~明細発行)  

●給与計算

 SMS内より必要データを反映し、自動で給与計算が可能。(初期時は給与規定等設定が必要です)

●電子給与明細(源泉徴収票含む)

 給与計算が完了後、自動で明細が発行されます。また、単独での導入も可能であり、現在ご利用中の給与計算システムから出力したcsvデータをアップするだけで明細の発行が可能です。また、扶養データや控除データを取り込む事により、源泉徴収票も電子化が可能。

  ◆自動化に関する一例(自動受付)  

●無人受付システム

 企業受付においてAI(人工知能)が訪問者の方へ対応・案内を行うシステムです。 受付前に立つだけで、AIが人物を特定。訪問された方が誰とのアポイントなのかを自動的に検索してご案内を行います。(事前に訪問情報登録) 初対面の人物の場合でも、名刺を写すことでご案内が可能です。 AIが訪問者の顔を学習する機能も搭載しているので、来訪頻度が上がるほど識別精度が向上します。

  ◆自動化に関する一例(名刺識別管理)  

 取引先様などと交換された名刺を、その後手入力でリスト化や、名刺ファイルにて管理されている場合、この『名刺管理』も自動化が可能となります。交換した名刺を撮影するだけでデータを自動DB化し、PCやタブレットの端末上にて随時閲覧が可能となります。また、管理しているデータを元にメールの配信などのマーケティングに活用可能です。

  ◆自動化に関する一例(マーケティング)  

 顧客生涯価値のあるデータを自動分析、マーケティングを支援します。リピーター率増加、離反率減少、インバウンド対応も効果的。

  ◆機能一覧(人事機能80以上の一部機能例)  

 当システムは、お客様のご予算やご要望により段階的に機能の導入が可能となっております。また、企業様の課題に合わせた機能設定(個別対応)が可能です。
カテゴリ 機能名
雇用通知管理 【管理者】スタッフDB・雇用通知管理・スタッフ入退管理
【一般スタッフ】雇用通知参照承認
勤怠 【管理者】マスタ管理・スタッフ管理・リアルタイム打刻情報・勤怠承認管理
【一般スタッフ】勤怠打刻(①PC ②タブレット ③スマホ ④静脈 ⑤顔認証 ⑥カード)
生産性管理
(業務別の勤怠管理)
【管理者】マスタ管理・スタッフ管理・リアルタイム打刻情報・勤怠承認管理
【一般スタッフ】業務ごとの作業時間打刻(①PC ②タブレット ③スマホ ④静脈 ⑤顔認証 ⑥カード)
給与関連 【管理者】勤怠処理・給与規定・社会保険/雇用保険他
給与自動計算・給与明細一覧・給与明細管理・年末調整・市町村に報告提出・保険データ提出他
【一般スタッフ】個人明細(賞与・源泉徴収票)
受付システム
名刺管理システム
打ち合わせスケジュール登録・受付処理・名刺管理機能
入退室管理 フロアへの入退管理機能
(従業員の動向分析・セキュリティ向上)

  --2--御社の既存システム活用によるRPA自動化の実現  

  1.御社の課題解決に向けて  

 御社独自のRPA開発やAIを活用した認証システムの取り入れる事により、ホワイトカラーの業務を効率化し、限りある人材の有効活用を提案、提供する管理システムを通して御社の働き方改革の実現に貢献します。
 システム開発を行う上では、正確性と信憑性の高い情報を取得し、様々な情報の中から必要な情報を元に、管理システムを構築していきます。また、御社からのご要望の管理内容から、個々の管理システムのヒヤリングなどアジャイル方式で構築します。例えば、現在利用頻度の高い出勤管理、スタッフ管理、財務管理・人事管理にAIを活用した認証システムを取り入れ、要望に応じたRPAによる給与計算管理、会計管理、売上管理と連動化を初めに進めます。その後、評価システムを開発・導入することで、さらに給与計算管理、会計管理、売上管理、アウトソーシング管理、ナレッジマネジメント管理と連動させ、業務管理の総合利用を促進した総合システムを構築します。

  2.課題解決に向けた内容と特徴  

  3.認証力で生産性をアップ可能  

 当社が独自に開発しているAIを活用した顔認証や文字認証、声紋認証のシステムを取り入れる事は、ICTに不慣れな高齢者もストレスなくシステムを利用できる様になり、ホワイトカラーが担ってきた入力業務などの単純業務をシステムが担うことができます。
 一般的な認証システムは、識別力によって大きな違いがありますが、当社の認証システムは、顔の角度や変相を識別し、写真から認証文字や記号を判別することが可能であるとともに、AIの学習力による高い識別力があり、正確性やセキュリティ性を確保できます。

  4.人事七つの過程(人財とAI協働作業)  

  ◆RPA自動化/システム化へのメリット  

➀書類を人の手で次から次へと受け渡していく代わりに、様々な業務をシステムにて自動処理することで、それまで人手に頼っていた業務フローを大幅に効率化できます。

②AIなどの技術を活用し、従来把握しきれなかった情報を活用、多面的に分析することで、人事業務の精度を向上させることが可能となります。

➂クラウドシステムの為、ネットワークに接続できればどこにいても利用できる為、外出先や自宅からでも業務を行えるようになります。

➃現在の業務を効率化、しかもコスト2/3までダウンを実現、管理セキュリティの向上へ繋げます。

➄優秀な人財を固定作業から解放し、内面からモチベーションをアップ、優秀な人財維持へも繋げます。トップと現場のキャップを無くし、優良なDNAが継続できます。

  導入予算(参考)  

●高品質で機能充実

  エンタープライズ(Enterprises)

●構築費用

 ①人事システムRPA構築 100万円~
 ②名刺識別 スキャナー付き 5万円~
 ③小売業CRMマーケティング 300万~ 

●ネットオートメーション

 ④ECサイト構築、マーケティング  50万円~
 ⑤中国人に向きマーケティング   30万円~
 ⑥中国人に向き決済        0円~

●ニーズやご要望に合わせた調整、運用後の機能変更など全て無料 

●中小企業なら50万までIT補助金をご利用可能!(弊社が代理申請致します。)