皆さん、地球環境について真剣に考えたことありますか？
会社ではコピー用紙やFAX用紙、帳票、メモなどさまざまな紙で溢れています。
RISI社の報告によると、2015年の日本国民１人当たりの紙・板紙消費量は210.9kgと
世界平均の56.6kgをはるかに上回り、世界でもトップクラスの水準です。
この210.9kgとゆう消費量は、
紙の原料である木を４本伐採していることになります。
１人４本となると、日本人口1.273億人分だと、
一体いくつの森が抹消されるのでしょうか。
今回の題材でもあるペーパーレス化は、社内を潤すだけでなく、世界を潤す活動となるのです。
ですが、こういった活動の呼びかけは今に始まったことではありません。
以前から訴えられていることです。
なのにどうしてペーパーレス化は実現されないのでしょう。
ペーパーレス化が進まない理由
弊社のお客様にも紙でのファイリング管理を行っている企業様が多くいらっしゃいました。
その理由としては、管理者が高齢の方だと紙を好む方が多い。
紙ならすぐに好きな場所に書き込むことができる。
お客様との契約等には紙を使って印鑑をもらって、
といった流れが一般になっているのでその基盤を変えるのが大変。
ペーパーレス化したいけど、
その一般化された作業を変えることは
社員にとって苦痛になるかもしれません。
ですので、できるだけ無理のないペーパーレス化を実現しなければなりません。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化のメリット。
まず紙を減らすことができますよね。
あとはそれに伴う印刷代のコスト削減が可能です。
書類の保管スペースも不要になります。
文書が電子化することで、会議の資料印刷の手間もなく、
外出時に大量の資料を持ち歩かずに済みます。
欲しい時に、欲しい情報を、場所を選ばずに出せて、
資料の紛失リスクはゼロになります。
では逆にデメリットってなんだろう。
ペーパーレス化のデメリット
先程も記載したように、メモがとりづらいこと。
電子化する以前の文書・資料のデータ化が大変。
電子データを管理する端末・サービスが多機能すぎて使いこなせない。
ペーパーレスを始めるあなたに
ペーパーレスのメリット・デメリットを把握したところで、
では、苦痛なく無理のないペーパーレスを
始めるには一体どうしたら良いのでしょう。
誰が使っても優しいペーパーレスを始めましょう。
必要な書類をWEB上でファイル管理し、
検索ですぐに呼び出すことができます。
また、誰かに見て欲しい資料は
送り先を指定して配信することもできます。
お客様との契約もWEB上で行うことができます。
注文書等はシステム上でお客様とやりとりし、
電子印が押されたPDF文書として保存されます。
従業員の履歴書等も全てシステム内で管理し、
雇用契約書もワンクリックで発行できます。
弊社でも人気の電子給与明細では、
給与明細を電子化することで、
面倒な封入作業、郵送、各スタッフへの配布といった
作業をワンクリックで行うことができます。
スタッフはログインするだけで、
いつでもどこでも個人明細を確認することができます。
また、書類管理だけでなく、
本部と店舗間の指示書もペーパーレス化が可能です。
リアルチェックK-1というクラウドサービスを利用すれば
各店舗への指示書が、WEB上で配信されます。
指示へ対する報告も同じページから行うことができ、
本部は各店舗の報告を一覧で確認することができます。
一覧で全店を確認できることで、
会議の際、別途資料を用意せずとも、
システム画面がそのまま会議の資料として使用できます。
これらの製品は全て
SSLでデータの暗号化や、
データの分散管理、ログ参照機能に対応しており、
強固なセキュリティとなっておりますので安心してご利用いただけます。
また、上記にもあった
「多機能で使いこなせない」
ということがないよう、
非常にシンプルで直感的に使える製品となっております。
誰が使っても優しい製品です。
（カスタムで多くの機能を追加できます。）
会社のために始めたことが
地球を救うなんて素敵じゃないですか？
みんなのペーパーレスが自然を助けます。
ペーパーレスな世の中を目指しましょう(^o^)！
